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¿Qué hace un Gerente de Proyectos?

Por Jacqueline Rodríguez / Fuente: Project Manager

Para poder ofrecer nuestros productos y servicios de Rock Solid, muchas de nuestras obligaciones consisten en entregar un proyecto a un cliente. Un proyecto puede definirse como un conjunto de operaciones temporal y exclusivo diseñado para lograr un objetivo singular, con un alcance y unos recursos definidos. Para garantizar que este conjunto de operaciones se entregue con éxito, todos los proyectos deben ser gestionados. Hay muchos factores a considerar al definir la estructura de gestión para un proyecto de Rock Solid, como la duración, los riesgos y los recursos. Por ejemplo, los proyectos con un alto nivel de complejidad y de riesgo pueden requerir un Gerente de Proyectos o Project Manager (PM) a tiempo completo, mientras que las interacciones menores y más simples pueden completarse exitosamente asignando a un PM a tiempo parcial, un líder de proyecto/equipo o un gerente de proyecto de manera temporal. En este tipo de asignaciones especiales, el recurso normalmente ocupa un doble rol en el proyecto, como Analista o Programador, al mismo tiempo que ejecuta las responsabilidades de gestión del proyecto. Este tipo de experiencia puede ser muy valiosa para cualquier persona interesada en aprender y experimentar los aspectos administrativos de la ejecución del proyecto. Para garantizar un aprendizaje productivo y una experiencia de crecimiento mientras se realiza el proyecto con éxito, se recomienda encarecidamente que un PM con experiencia actúe como mentor activo o brinde orientación a los recursos con menos experiencia.

Entonces, ¿qué hacen los gerentes de proyectos? Existe una larga lista de los roles de los que un PM es responsable durante el ciclo de vida de un proyecto. Planifican, presupuestan, supervisan e informan sobre el proyecto con herramientas de gestión de proyectos, a veces lanzando la idea del proyecto o cuando les es asignado una vez se aprueba. El gerente del proyecto es el puente entre la alta gerencia y los equipos encargados de la ejecución real del proyecto. Se aseguran de que el alcance del proyecto sea sólido, informando regularmente sobre el progreso del proyecto, y de que se mantenga en el cronograma aprobado. A continuación, se incluye una lista universal de responsabilidades que pueden aplicarse a cualquier persona que ejecute un rol de gestión de proyectos.

Ilustración del Gerente de Proyecto

Planificación de los recursos del proyecto: un proyecto puede comenzar a fallar, y está destinado a hacerlo, si antes no se diseñó un plan para llevarlo a cabo a tiempo y dentro del presupuesto. El primer rol del gerente de proyecto es confeccionar un plan factible que logre las metas y objetivos del proyecto y se alinee con la estrategia comercial general de la organización. Esto no es solo un plan para ejecutar el proyecto, sino una parte fundamental a la hora de lanzar una idea para obtener la aprobación del proyecto. Parte del plan es definir el alcance del proyecto y determinar qué recursos están disponibles, estimando el tiempo y el compromiso financiero, así como establecer cómo monitorear e informar el progreso del proyecto.

Constitución y liderazgo del equipo del proyecto: los gerentes de proyecto necesitan recursos para completar las tareas del proyecto, lo que incluye a trabajadores cualificados y experimentados. Los gerentes necesitan asumir un rol de liderazgo en un equipo existente o bien formar uno. Una vez que se forma el equipo, el gerente del proyecto asigna las tareas y las fechas límite a los recursos, les da las herramientas para colaborar y no se interpone en su camino al micro administrar cada actividad. Se reúne regularmente, por supuesto, y obtiene actualizaciones de estado para registrar su progreso, mientras reasigna recursos según sea necesario para evitar bloquear a los miembros del equipo o sobrecargarlos.

Gestión del tiempo: el tiempo siempre avanza hacia la fecha límite del proyecto. Si bien las comunicaciones son clave para realizar los cambios y asegurarse de que todos hagan lo que deben hacer cuando necesitan hacerlo, el gerente del proyecto también debe definir, programar y estimar con precisión la duración de la tarea para desarrollar y mantener un calendario realista.

Presupuesto: no se hará nada sin dinero. Averiguar cuál es la financiación adecuada para el proyecto, lograr que se acepte y luego mantener el proyecto en o por debajo de esa cifra es, a menudo, lo que hace o deshace un proyecto. El gerente puede ofrecer los entregables a los interesados a tiempo, pero si cuestan más de lo presupuestado, entonces el proyecto es un fracaso. Realizar un estimado preciso es solo el principio. A continuación, debe controlar el gasto real en comparación con el presupuesto planificado. Si esas cifras son distintas, se deben hacer los ajustes correspondientes.

Calidad y satisfacción: estos son los dos obstáculos principales que hay que superar. Hay que entregar a los interesados aquello que esperaban o mejor, y asegurarse de que estén satisfechos con los resultados. Pero eso no significa ignorarlos para enfocarse únicamente en el proyecto. Por el contrario, se necesita estar en constante comunicación con ellos, informar sobre el progreso y estar abiertos a sus comentarios para mantenerlos felices y hacer que cuenten contigo para proyectos futuros.

Administrar problemas y riesgos: inevitablemente surgen obstáculos en un proyecto. Estos son un problema. Hay que estar preparado y trabajar para resolverlos rápidamente con el fin de que no desvíen el proyecto. Luego están los riesgos, que son problemas potenciales, que aún no se han producido o que quizás nunca ocurran. De todos modos, se debe averiguar de antemano cuáles son estos riesgos y establecer un plan de acción por si en realidad ocurren.

Seguimiento del progreso: para asegurarse de que un proyecto progresa según lo planificado, debe estudiarse y compararse con el plan elaborado. Por lo tanto, debe haber una forma de recopilar datos del proyecto, como los informes de estado del equipo, para ver si el progreso real del proyecto cumple con lo planeado inicialmente. Las cosas van a cambiar en el camino, y se tendrá que ajustar o reasignar recursos para acomodar estos cambios. Si esto no se controla, se estaría gestionando desde la desinformación.

Informes y documentación: los informes son una de las formas para comunicarse con el equipo y con las partes interesadas. Si bien los equipos necesitan información más detallada y las partes interesadas prefieren datos más amplios para verificar el progreso del proyecto, ambas son tareas esenciales para el gerente del proyecto. Esta documentación, junto con todo el trabajo administrativo, debe recopilarse, firmarse y archivarse al final de un proyecto, lo que proporciona un historial que puede volver a consultarse a la hora de planificar un proyecto similar en el futuro.

Fuente: https://www.projectmanager.com/blog/project-manager-job-description

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